6 dicas para aperfeiçoar seu atendimento via WhatsApp

Seja para vender, relacionar, qualificar leads ou fazer cobranças, o atendimento via Whatsapp é uma realidade para milhões de empresas, mas como utilizar a plataforma e todos os seus recursos para aperfeiçoar a conexão com seus consumidores? É o que vamos descobrir juntos neste texto!

Quando pensamos em nossa comunicação cotidiana, o WhatsApp, com certeza, é a plataforma que mais se sobressai. Com mais de 2 bilhões de usuários ativos, ele é o mensageiro mais utilizado no mundo, e o Brasil ocupa a segunda posição em número de usuários.

É claro que, com toda essa popularidade, as empresas sentiram a necessidade de também estarem no aplicativo. Um reflexo disso foi o lançamento do WhatsApp Business em 2018, com funcionalidades focadas para empresas.

Hoje vamos falar de boas práticas e funcionalidades extras para tornar o seu atendimento via WhatsApp muito mais eficiente, profissional e estratégico!

1. Agilidade nos atendimentos via WhatsApp

As facilidades que a tecnologia proporciona em nosso cotidiano são cada vez mais perceptíveis. As formas que realizamos algumas atividades hoje – como fazer a compra de um produto ou conversar com um amigo distante – eram impensáveis há alguns anos.

A comodidade de conseguir resolver inúmeras tarefas apenas com um celular nas mãos traz consigo um caráter de imediatismo, principalmente na comunicação.

Segundo estatísticas da Influx, 10 minutos é o tempo de espera considerado “imediato” para retorno de um contato iniciado com alguma empresa. Em resumo, os clientes desejam atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, se possível.

Pode parecer uma tarefa inviável, mas, com o uso dos recursos a seguir, você consegue realizar atendimentos via WhatsApp de maneira muito mais ágil e eficiente.

1.1 Respostas rápidas

Nas configurações da versão Business do mensageiro, você tem a opção de salvar respostas rápidas. Um atalho para facilitar o envio daquelas mensagens (ou mídias) que você dispara com mais frequência para seus clientes.

1.2 Mensagens automáticas

Também é possível configurar mensagens automáticas nessa versão do app. Assim que seu cliente enviar uma mensagem, ele pode receber um texto de boas-vindas ou de ausência, bastando definir as regras de envio e seus respectivos horários.

1.3 API Oficial do WhatsApp

O API oficial do WhatsApp pode ser contratado para integrar o mensageiro com outras plataformas já utilizadas pela empresa, criando automações e múltiplos atendimentos simultâneos.

Porém, a sua principal desvantagem é o modelo de cobrança por sessão de cada conversa iniciada, sendo mais indicado para empresas de grande porte.

1.4 Chatbot para atendimentos via WhatsApp

Quando falamos em agilidade, o chatbot é o melhor recurso disponível, pois é como ter um atendente trabalhando 24 horas por dia na sua empresa. É possível programá-lo para tirar dúvidas, passar informações, atualizar cadastros, fazer transbordo de setores, além do disparo de mensagens para a base de clientes.

Com o nosso sisChat é possível integrar chatbots inteligentes ao seu WhatsApp! Agilize respostas, reduza filas de espera e garanta que seus clientes sejam atendidos com rapidez e precisão a qualquer hora do dia. Fale com a gente e transforme sua comunicação digital!

2. Personalização no atendimento

Por mais que haja uma tendência crescente de atendentes virtuais e mensagens automáticas, nada substitui o bom e velho contato humano. Não podemos esquecer que essas ferramentas são para otimizar – e não substituir – o atendimento feito por pessoas.

Por isso, aproveite de todos os recursos do aplicativo para personalizar a experiência oferecida. Defina seus horários de atendimento, preencha o maior número possível de informações no perfil, defina uma linguagem e tom de voz que irá orientar as mensagens trocadas.

Pare para pensar, se as pessoas usam o WhatsApp para conversar com amigos e familiares de forma corriqueira, por que os atendimentos via WhatsApp deveriam ser diferentes?

A sua linguagem deve ser sempre amigável, equilibrada com um certo nível de profissionalismo. É fundamental estabelecer contato de maneira pessoal e exclusiva com cada lead ou cliente.

Para que informações valiosas dos atendimentos não fiquem perdidas ou desorganizadas, utilizar um gerenciador de WhatsApp aliado a um CRM de vendas, como o nosso sisCRM, é essencial. Conheça agora e eleve ainda mais o nível do seu atendimento!

Outra dica para complementar a comunicação – e aumentar a satisfação dos clientes – é o uso de emojis, gifs e gravação de áudios, quando possível. É mais fácil interagir com tipos variados de mensagens do que com um grande bloco de texto, não concorda?

3. Uso estratégico de mensagens

O uso de chatbot também oferece vantagens para centrais que querem trabalhar o atendimento via WhatsApp de maneira ativa – por exemplo, com prospecção de vendas ou cobranças.

Com o sisBot, por exemplo, é possível fazer o disparo simultâneo de mensagens promocionais para sua base de clientes. Essa prática tem muito potencial de alcance nesses casos, mas deve ser usada com moderação.

Nenhum cliente gosta de ser incomodado com inúmeras mensagens por dia, por melhor que seja a oferta. Em casos mais graves, os usuários podem bloquear e denunciar o seu contato junto ao Meta, grupo que mantém o WhatsApp.

Para evitar esse tipo de reflexo negativo na sua empresa, mantenha um volume moderado de disparos ou focado apenas nas pessoas que deram permissão para tal.

4. Integração com outras ferramentas

Existem várias possibilidades de integração no WhatsApp além do chatbot. A integração do WhatsApp com um CRM, por exemplo, traz diversas vantagens para a gestão de leads e clientes.

Com essa conexão, todos os dados e interações ficam registradas em um só lugar, permitindo um histórico completo das conversas e facilitando o acompanhamento do time de atendimento.

Por falar em centralização, sabia que com o sisChat é possível reunir todos os canais digitais da sua empresa em um só chat? Atendimentos via WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger, Telegram e gerenciador de e-mail.

Outra vantagem de integrar funcionalidades extras ao seu WhatsApp é a continuidade no atendimento oferecida ao seu cliente. Imagine se toda vez que alguém entrar em contato tiver que repassar os mesmos dados para um novo operador. Com um CRM de Vendas bem alimentado de informações, a conversa flui de maneira natural e continua, independente de quem está ativo no momento. Isso leva ao nosso próximo tópico, então continue aqui comigo!

Em resumo, utilize todas as possibilidades de integração a seu favor e, principalmente, do seu cliente!

5. Construção de relacionamento e fidelização

Os clientes que têm experiências positivas com uma empresa tendem a ter uma percepção mais favorável dela, mantendo-se recorrentes e indicando para mais pessoas. Quem está no ramo há mais tempo sabe bem o poder de uma indicação!

A construção de um bom relacionamento é porta de entrada para a fidelização. Se uma pessoa ficou com uma boa impressão após o primeiro contato, as chances dela não trocar de produto ou serviço são altas, independente do seu preço, pois ela sabe que o valor agregado compensa.

Aqui vão algumas dicas rápidas de como seu time de atendimento pode se tornar uma verdadeira máquina de fidelização:

• Utilize um número único para atendimentos: isso evita dúvidas dos seus clientes, passando credibilidade e profissionalismo;
• Registre todas as interações: personalize o atendimento e antecipe as necessidades do cliente;
• Seja ágil e eficiente: responda rapidamente, evite transferências desnecessárias e resolva problemas no primeiro contato sempre que possível;
• Use da empatia: Clientes valorizam esse tipo de conversa, mostre que a empresa se importa com eles;
• Supere expectativas: Pequenos gestos como um follow-up ou um desconto exclusivo fazem toda a diferença na fidelização.
• Peça feedbacks: Descubra o que pode ser melhorado e ajuste seus processos continuamente;

O sisChat é a plataforma omnichannel com todas as funcionalidades para o seu time de atendimento: centralização de conversas em um único chat, criação de filas virtuais e protocolo, distribuição entre operadores (ramais), geração de relatórios de desempenho e muito mais!

6. Análise de métricas para melhorias

Para manter uma melhoria constante com todas as dicas apresentadas neste texto, a análise de métricas e indicadores se faz essencial. Afinal, o que dava certo no passado pode não funcionar atualmente e, com essa prática final, você consegue prever mudanças ou problemas, agindo antes delas acontecerem.

Seja no ativo ou no receptivo, é importante olhar para métricas essenciais, como tempo médio de resposta, taxa de conversão e nível de satisfação dos clientes. Esses insights garantem que o atendimento seja cada vez mais eficiente e personalizado.

Os gestores desempenham um papel fundamental nessa etapa, pois são responsáveis por definir padrões de qualidade no atendimento e monitorar a performance da equipe. Com nosso sisCRM integrado ao WhatsApp, por exemplo, eles podem visualizar históricos completos de conversas, avaliar a eficiência do time – individualmente ou como um todo – e tomar decisões baseadas em dados concretos.

Por fim, para compreender todas as boas práticas que falamos hoje é essencial investir no treinamento da equipe: capacitar os atendentes – tanto no uso técnico das ferramentas quanto na comunicação em si – faz toda a diferença na experiência final do cliente.

Com um time preparado e ferramentas bem utilizadas, sua empresa se destaca no mercado e cria um atendimento realmente diferenciado!

Conclusão

Aprimorar os atendimentos no WhatsApp é um trabalho constante para empresas que desejam oferecer uma experiência excepcional, porém, com boas práticas e o uso das ferramentas certas, sobra mais tempo para se dedicar ao que interessa: o seu cliente!

Aplicando essas 6 dicas, sua equipe vai ganhar mais eficiência, autenticidade e agilidade, tornando cada interação uma oportunidade valiosa de relacionamento ou conversão.

Aqui na Pluri Sistemas, oferecemos a solução ideal para você: WhatsApp integrado ao sisChat, uma plataforma completa para centralizar atendimentos, automatizar processos e garantir respostas rápidas e assertivas. Entre em contato e agende uma demonstração!